¡Hola a todos! Soy Oscar Hernández Bucio, Contador Público y Arquitecto de Soluciones en Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations.

A lo largo de mis años en el mundo de la tecnología y las finanzas, he liderado la implementación de soluciones innovadoras que transforman procesos complejos en flujos de trabajo eficientes y productivos.

Hoy quiero compartir con ustedes mi experiencia sobre cómo la conciliación bancaria ha evolucionado, especialmente gracias a la posibilidad de importar estados de cuenta desde Excel.

Recuerdo aquellos días en que lidiar con formatos como MT940 o BAI2 me tenía al borde de la impaciencia. ¡Era como tratar de descifrar un jeroglífico sin tener la clave! Pero con las mejoras implementadas en las versiones recientes de Dynamics 365 Finance, todo se volvió mucho más sencillo y eficiente.

Evolución de la Conciliación Bancaria Avanzada

En las versiones 10.0.39 a 10.0.42 se han introducido cambios significativos:

• 10.0.39: Se lanzó la conciliación bancaria moderna en una versión preliminar.
• 10.0.40: Se incorporaron entidades de datos que permiten importar estados de cuenta directamente desde Excel.
• 10.0.41 y 10.0.42: Se optimizaron las reglas de coincidencia y se mejoró la automatización del proceso.

 Beneficios clave:

• Automatización: Adiós a las tareas repetitivas.
• Flexibilidad: Utiliza Excel, una herramienta con la que casi todos estamos familiarizados.
• Eficiencia: Menos tiempo corrigiendo errores y más tiempo para enfocarse en tareas estratégicas.

 Demostración Práctica: Importación de Estados de Cuenta desde Excel

Una de las mejoras más esperadas es la posibilidad de cargar estados de cuenta bancarios utilizando entidades de datos en Excel. A continuación, te explico el proceso paso a paso, apoyándome en la [documentación oficial](https://learn.microsoft.com/es-es/dynamics365/finance/cash-bank-management/reconcile-bank-statements-advanced-bank-reconciliation#import-an-electronic-bank-statement-by-using-data-entities) y en un [video tutorial](https://www.youtube.com/watch?v=znFLrsScU-c&t=64s):

Paso 1: Configuración de las Entidades de Datos

Las entidades de datos son fundamentales para importar tus estados de cuenta desde Excel. Microsoft nos ha proporcionado dos entidades esenciales:

1. Encabezados de estados de cuenta bancarios. - Registra la información general, como número de cuenta, moneda y fecha.
2. Líneas de estados de cuenta bancarios. - Detalla cada transacción, incluyendo montos, fechas y descripciones.

¿Cómo configurarlas?

1. Accede al módulo de **Administración de Datos** en Dynamics 365 Finance.

2. Busca el botón de “Entidades de datos” y selecciona la opción correspondiente.

3. Activa las entidades “Encabezados de estados de cuenta” y “Líneas de estados de cuenta”.

>Consejo práctico: Si no están activadas, consulta con tu administrador del sistema. ¡Tranquilo, esto es parte del proceso y todos hemos pasado por ello! En caso de no visualizar las entidades, recuerda actualizar las entidades

Actualizar Entidades de Datos:

Si las entidades no están disponibles, es posible que necesites actualizarlas:

1. Accede al módulo de Administración del Sistema en Dynamics 365 Finance.
2. Ve a Administración de Datos y selecciona Parámetros de marco de importación y exportación de datos.

    3. Da click en la sección “Configuración de Entidad” y ahora en “Actualizar Lista de Entidades”

   4. Verifica que las entidades estén activadas y listas para ser usadas.

Nota: Si necesitas ayuda adicional, consulta con tu administrador del sistema. ¡Tranquilo, esto es parte del proceso y todos hemos pasado por ello!

Paso 2: Descarga y Preparación de la Plantilla de Excel

1. Desde la página de Administración de Datos, selecciona “Exportar”

   2. Crea tu paquete de Exportación y descarga las plantillas correspondientes.

> Nota: Si no haz utilizado el Administrador de Datos, recomiendo lo realices con tu consultor en tu primer ocasión.

Completa los campos en las plantillas:

Campos a Nivel de Encabezado:

• BankAccountNumber: ID de cuenta bancaria de F&O a importar.
• StatementDate: Fecha del estado de cuenta.
• CurrencyCode: Código de la moneda del estado de cuentaconfigurado en F&O (ej. MXN, USD).
• StatementNumber: Número único del estado de cuenta.
• OpeningBalance: Saldo inicial.
• ClosingBalance: Saldo final.
• BankName: Nombre del banco.
• IBAN: Número Internacional de Cuenta Bancaria (si aplica).
• SWIFTCode: Código SWIFT (si aplica).
• ReconciliationStatus: Estado de la conciliación (pendiente, completada, etc.).

Campos a Nivel de Línea:

• TransactionDate: Fecha de la transacción.
• TransactionAmount: Monto (positivo para depósitos, negativo para retiros).
• TransactionDescription: Descripción (por ejemplo, “Pago de servicios”).
• ReferenceNumber: Número de referencia Bancaria.
• TransactionType: Tipo de transacción (depósito, retiro, transferencia, etc.). Esto podemos homologarlo con los tipos de Transacción bancaria de F&O¡¡¡
• BankTransactionCode: Código de la transacción bancaria (si aplica).
• CheckNumber: Número de cheque (si aplica).
• PayerOrPayeeName: Nombre del pagador o beneficiario.
• ClearingDate: Fecha en que se liquidó la transacción.
• ReconciliationStatus: Estado de la conciliación para esa transacción.

Consejo práctico: Asegúrate de eliminar cualquier formato o dato adicional que pueda interferir con la importación. ¡Créeme, lo he aprendido a las malas en más de una ocasión!

Paso 3: Importación del Archivo Excel al Sistema

  3. Dirígete al módulo de Administración de Datos y ahora, créate un paquete de importación.

  4. Sube el archivo de Excel y asigna las entidades:

      a. Encabezados: Relaciona los datos generales.

     b. Líneas: Asocia cada transacción al encabezado correspondiente.

   5. Haz clic en “Importar” y espera a que el sistema valide y procese la información.

Tip: Si aparecen errores, revisa la columna de mensajes en la pantalla de resultados para identificar y corregir las inconsistencias.

Paso 4: Validación y Ajuste de Datos Importados

   6. Accede al módulo de “Gestión de Efectivo y Bancos” y busca la sección “Estados de Cuenta Bancario”.

  7. Verifica que todos los datos importados estén correctos:

       a. Transacciones coincidentes: Asegúrate de que cada movimiento se refleje adecuadamente.

       b. Errores comunes: Revisa fechas y montos; pequeños detalles pueden generar problemas.

       c. Si detectas errores, corrige el archivo Excel y repite el proceso.

Por último, ingresa a los movimientos cargados, y si están correctos, validalos y Confirmalos, para poder crear nuestro WorkSheet de Conciliación Bancaria Avanzada.

NOTA: Hasta aquí, ya logramos el gran avance de importar los estados de cuenta bancarios desde Excel, sin necesidad de archivos complejos.

Todo el proceso siguiente, se ejecuta de la misma manera para las nuevas liberaciones de la conciliación bancaria avanzada de Microsoft Dynamics 365 Finance.

Paso 5: Aplicación de Reglas de Coincidencia

La verdadera magia de la conciliación avanzada reside en las Reglas de coincidencia que automatizan el emparejamiento entre transacciones bancarias y registros contables.

 8. Configura las reglas en la página de conciliación bancaria:

a. Coincidencia por monto exacto.

b. Coincidencia por fecha (con margen de días).

c. Coincidencia por descripción (usando palabras clave o textos exactos).

9. Aplica las reglas y revisa los resultados dentro del WorkSheet de tu estado de cuenta bancario:

Paso 6: Finalización del Proceso

 10. Una vez conciliados todos los movimientos, genera un informe de conciliación para documentar el proceso.

 11. Guarda y cierra el estado de cuenta.

Casos de Éxito y Testimonios

En proyectos recientes hemos logrado:

• Reducir el tiempo de conciliación en hasta un 75%.
• Minimizar los errores en la importación de datos, permitiendo que el equipo financiero se enfoque en análisis y decisiones estratégicas.
• Mejorar la satisfacción del cliente y la eficiencia operativa en entornos de alta demanda.

Estos casos demuestran que simplificar procesos complejos con soluciones intuitivas realmente marca la diferencia.

Preguntas Frecuentes (FAQs)

**Q:** ¿Qué hago si mi archivo Excel tiene celdas combinadas o formatos inusuales?

**A:** Asegúrate de limpiar el archivo, eliminando celdas combinadas y cualquier formato que pueda interferir con la importación.

**Q:** ¿Necesito conocimientos técnicos avanzados para configurar las entidades de datos?

**A:** No, la configuración es bastante amigable. Si tienes alguna duda, consulta con tu administrador del sistema o revisa la documentación oficial.

**Q:** ¿Qué versiones de Dynamics 365 Finance soportan esta funcionalidad?

**A:** La funcionalidad está disponible a partir de la versión 10.0.40. Se recomienda actualizar a versiones posteriores para aprovechar todas las mejoras.

 ### **Consejos Adicionales para Optimización**

- **Limpieza del Archivo Excel:** Revisa que el archivo esté libre de celdas combinadas o formatos innecesarios.

- **Pruebas en Ambiente Controlado:** Realiza pruebas iniciales en un entorno de staging para familiarizarte con el proceso.

- **Monitoreo Continuo:** Configura alertas y revisa periódicamente los logs para detectar cualquier anomalía y optimizar el proceso de manera continua.

Recursos y Capacitación Complementaria

Además de la documentación y tutoriales, te recomiendo explorar webinars, cursos y artículos que profundicen en la implementación y optimización de Dynamics 365 Finance. Mantenerse actualizado es clave para sacar el máximo provecho a la tecnología.

Conclusión y Recomendaciones

La posibilidad de importar estados de cuenta desde Excel representa un cambio revolucionario, especialmente en entornos donde los formatos tradicionales resultan engorrosos. Esta funcionalidad no solo simplifica el proceso de conciliación, sino que también reduce significativamente los errores, aumenta la eficiencia operativa y permite que el equipo financiero se enfoque en tareas de mayor valor estratégico.

Recomendaciones para Adoptar la Nueva Funcionalidad:

1. Capacitación del Personal: Invierte en la formación de tu equipo sobre el uso de las nuevas entidades de datos y la preparación de archivos Excel.
2. Actualización del Sistema: Asegúrate de contar con la versión 10.0.40 o superior de Dynamics 365 Finance.
3. Pruebas Iniciales: Realiza pruebas en un entorno controlado antes de la implementación completa.
4. Monitoreo y Optimización: Supervisa el proceso y aplica mejoras continuas basadas en la experiencia.

Llamado a la Acción

Si te sientes identificado y crees que esta funcionalidad puede transformar la forma en que manejas la conciliación bancaria en tu organización, ¡te invito a implementarla y comprobar sus ventajas por ti mismo!

Para conocer más sobre cómo transformar tus procesos financieros y llevar la eficiencia de tu área al siguiente nivel, visita mi perfil en Microsoft [aquí] (https://learn.microsoft.com/es-es/users/oscarhernndezbucio-1788/transcript/v2y6oc0wp11w1k2?tab=credentials-tab), donde encontrarás detalles de mis certificaciones y experiencia como [Consultor Funcional Financiero Certificado](https://learn.microsoft.com/es-es/credentials/certifications/d365-functional-consultant-financials/?practice-assessment-type=certification) y [Arquitecto de Soluciones Experto](https://learn.microsoft.com/es-es/credentials/certifications/d365-finance-and-operations-apps-solution-architect-expert/).

¡Estoy siempre dispuesto a conversar y colaborar para lograr soluciones eficientes y personalizadas!

 Un abrazo y sigue adelante con la misma energía y pasión que te caracteriza.